面接日程調整メール｜書き方のポイント

打ち合わせ日程の調整から日常の連絡まで、メールのやり取りはビジネス上のさまざまな場面において必要になります。面接日程調整メールもその1つ。採用担当者は応募者とのメールのやり取りを通して、ビジネスマナーが身についているか見極めている場合もあります。

「たかが面接日程調整メール」と思わずに、正しいビジネスメールの書き方を把握しましょう。ここでは、面接日程調整メールの書き方のポイントをご紹介します。

基本構成は【宛名・挨拶・本文・締め・署名】

1つ目のポイントは、メールの基本構成を把握することです。

メールの基本構成

1. 宛名
2. 挨拶
3. 本文
4. 締め
5. 署名

詳細を確認しましょう。

宛名

宛名は「会社名・部署名・採用担当者名」を記載します。名称は省略せずに正式名称を記載しましょう。部署名や担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」と記載します。

株式会社○○○○
人事部　△△様

挨拶

本文の冒頭には、初回は「お世話になります」、初回以外は「お世話になっております」と、挨拶の言葉をいれます。

挨拶の後には自分の名前を名乗ります。「貴社の求人に応募させていただきました、【名字名前】と申します」と、応募の段階に応じて名前の前の部分を変更しましょう。

お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただきました、名字名前と申します。

本文

本文では、面接日程の調整をしてくれることへのお礼を伝えた後に、希望の面接日時を記載しましょう。

この度は面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
ご提示いただいた日程から下記の日時を希望いたします。

■第1希望：〇月〇日（月）　〇時～〇時
■第2希望：〇月〇日（火）　〇時～〇時
■第3希望：〇月〇日（水）　〇時～〇時

本文に記載する内容は状況により異なります。後ほどご紹介する「【状況別】面接日程調整メールの例文」を参考にしてください。

締め

本文の最後には、締めの言葉を記載します。

お忙しい中恐れ入りますが、ご調整何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

メールの最後には署名をいれます。普段署名をいれない人でも、ビジネス上では署名をいれるのがマナーです。署名がないと採用担当者がどの応募者からのメールかわからなくなってしまう可能性もあるため、必ず記載しましょう。

署名には「名前・電話番号・メールアドレス・住所」を記載します。

--------------------------------------------
名字名前
携帯電話：090-1234-5678
メールアドレス：aiueo@ xxxxx.ne.jp
住所：〒123-4567
東京都〇〇区〇〇1-2-3
--------------------------------------------

署名の前後に使う罫線は「-」「＝」など、シンプルなものを使いましょう。

できるだけ早く返信する

2つ目のポイントは、できるだけ早く返信することです。

採用担当者は選考スケジュールを組むために、応募者からの返信を待っています。返信が遅いとスケジュール調整ができないだけでなく、「面接を辞退したいのでは？」と勘違いされてしまう可能性や、他の応募者に内定がでてしまう可能性もあります。

面接日程調整メールの返信は早いに越したことはありません。遅くても24時間以内には返信するよう心がけてください。

すぐに返信できない場合は、取り急ぎ、以下のように記載しましょう。

大変申し訳ございませんが、現職の業務の都合により日程がわかるのが◯月◯日になります。
面接の候補日については〇日までに改めてご連絡しますので、恐れ入りますがよろしくお願い申し上げます。

なお、メールの返信は応募先企業の就業時間内に行うことが基本です。遅い時間になってしまいそうな場合は、「ご返信が遅くなり申し訳ございません」と、翌日の午前中に送信しましょう。

複数の希望日時を提示する

3つ目のポイントは、複数の希望日時を提示することです。

面接は現場で働く社員が担当する場合も多いです。彼らは忙しい時間の合間をぬって面接を設定するため、スケジュールが組みやすいようできるだけ多くの候補日を提示するよう心がけましょう。

時間もピンポイントではなく、「◯時〜◯時」のように幅をもたせると、面接官もスケジュール調整がしやすいはずです。

件名を変更しない

4つ目のポイントは、件名を変更しないことです。

採用担当者へは応募者以外からのメールもたくさん届きます。たくさんのメールの中から採用担当者が面接調整のメールを見落とさないよう、件名は変えずにそのまま返信しましょう。

「Re：」も残したままで問題ありません。企業とのやり取りが続き「Re：」が多くなり過ぎた場合は、1〜2つ以外は削除してください。

【状況別】面接日程調整メールの例文

書き方のポイントを把握したところで、実際の例文を確認してみましょう。ここでは、状況別の面接日程調整メールの例文をご紹介します。

なお、基本のテンプレートは以下の通りです。「本文」に該当する部分は状況別の内容をご参考ください。

■基本のテンプレート

株式会社○○○○
人事部　△△様

お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただきました、【名字名前】と申します。

本文

お忙しい中恐れ入りますが、ご調整何卒よろしくお願い申し上げます。

--------------------------------------------
名字名前
携帯電話：090-1234-5678
メールアドレス：aiueo@ xxxxx.ne.jp
住所：〒123-4567
東京都〇〇区〇〇1-2-3
--------------------------------------------

企業の提示する日程から選ぶ場合

企業の提示する日程から選ぶ場合は、できるだけ複数の候補日を提示しましょう。

この度は面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
ご提示いただいた日程から下記の日時を希望致します。

■第1希望：〇月〇日（月）　〇時～〇時
■第2希望：〇月〇日（火）　〇時～〇時
■第3希望：〇月〇日（水）　〇時～〇時

希望日を1日に限定してしまうと採用担当者の都合が合わない場合もあるため、できるだけ複数の候補日を設定するよう心がけましょう。

企業から提示された日程以外を希望する場合

企業から提示された日程以外を希望する場合は、候補日に都合がつかないことへの謝罪の気持ちを伝えた上で、希望日時を複数提示し、日程調整を依頼します。

なお、企業から提示された日程で調整がつかない理由を明確に伝えることで、「面接を優先していない訳ではない」ことが伝わります。「諸事情」などではなく、できるだけ企業側に納得してもらえる理由を伝えましょう。

この度は面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
大変恐縮ですが、ご提示いただいた日程は現職での出張が入っており、貴社におうかがいすることが難しい状況です。

こちらの都合で大変恐縮ですが、別日程で面接の機会を設けていただくことは可能でしょうか。
以下に候補日を提示させていただきますので、いずれかの日時でご検討いただけましたら幸いです。

■第1希望：〇月〇日（月）　〇時～〇時
■第2希望：〇月〇日（火）　〇時～〇時
■第3希望：〇月〇日（水）　〇時～〇時

希望日時は、応募先企業から提示された日程とできるかぎり近い日程を提示するよう、心がけてください。

自分から希望日を提示する場合

自分から希望日を提示する場合は、連絡が届いてから3日後〜2週間後までの間で希望日時を提示しましょう。

この度は面接のご連絡をいただきありがとうございます。
希望日時を下記に記載いたしますので、ご調整いただけますと幸いです。

■第1希望：〇月〇日（月）　〇時～〇時
■第2希望：〇月〇日（火）　〇時～〇時
■第3希望：〇月〇日（水）　〇時～〇時

面接はどれくらいの時間がかかるかわかりません。時間に限りのある人は、余裕のある時間帯を提示しましょう。

面接日の日程変更を依頼する場合

面接日の日程変更を依頼する場合は、謝罪の言葉と、日程変更してもらいたい理由を伝えてから、丁重に再調整の依頼をしましょう。

〇月〇日（〇）の〇時から面接のお時間を頂戴している名字名前と申します。
私事で大変恐縮ですが、◯月◯日に急な出張の予定が入り、貴社におうかがいすることが難しい状況になってしまいました。

誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、別日程での実施をお願いすることは可能でしょうか。
以下に候補日を提示させていただきますので、いずれかの日時でご検討いただけましたら幸いです。

■第1希望：〇月〇日（月）　〇時～〇時
■第2希望：〇月〇日（火）　〇時～〇時
■第3希望：〇月〇日（水）　〇時～〇時

一度確定した面接日を再調整してもらうことへの謝罪と感謝の気持ちが伝わるよう、謙虚で丁寧な文章を心がけましょう。

面接日確定メールに返信する場合

面接日確定メールに返信する場合は、調整していただいたことへのお礼の言葉を伝え、日時の確認を行いましょう。

この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた下記日時に、貴社におうかがいいたします。

■日時：〇月〇日（〇） ◯時
■場所：株式会社〇〇〇〇　第1会議室

ご多用の中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございます。
当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。

面接日時と場所を記載することで、間違いがないかの確認にもなります。

面接を辞退したい場合

面接を辞退したい場合は、調整していただいた面接にうかがえないことへの謝罪の気持ちを伝えましょう。

お世話になっております。
◯月◯日◯時より、面接のお約束をいただいております、名字名前と申します。

大変恐縮ではございますが、一身上の都合により、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような判断となり、申し訳ございません。

本来ならば直接お伺いしてお詫びするべきところですが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

以下の記事では、面接辞退メールの書き方について詳しく解説しています。ぜひ、参考にしてください。

【転職・新卒・アルバイト】面接辞退メールの書き方と例文！
面接後に企業へのお礼メールは必要？例文を紹介！逆効果になるケースも！

面接日程調整メールを送る際の注意点

冒頭でもお伝えした通り、ビジネス上でメールのやり取りは必須です。そのため、面接日程を調整するためのメールのやり取りにも細心の注意をはらう必要があります。

ここでは、面接日程調整メールを送る際の注意点をご紹介します。

会社のメールアドレスを使用しない

1つ目は、会社のメールアドレスを使用しないことです。

会社のメールアドレスは仕事で使用するためのもの。転職活動という個人的な場面で会社のメールアドレスを使用すると「入社してからも公私混同する人なのかも」と疑われてしまう可能性もあります。

会社に転職活動をしていることが判明してしまう可能性もあるため、会社のメールアドレスを使用するのは避けましょう。

企業からのメールに返信する場合は本文を残す

2つ目は、企業からのメールに返信する場合は本文を残すことです。

メールの返信機能を利用した場合、通常は本文が残りますが、本文は消さずに残しておきましょう。本文が残っていれば前回自分が送った内容の把握ができるため、採用担当者も状況を把握しやすくなります。

希望日程に【いつでもいい】は使わない

3つ目は、希望日程に「いつでもいい」は使わないことです。

「いつでもいい」という返事は「興味がない」ととられてしまう可能性もあります。企業から提示された日程すべてが問題ない場合でも自分の希望日程を提示し、企業側が返信しやすいようにしましょう。

文字は装飾しない

4つ目は、文字は装飾しないことです。

ビジネス上のメールでは装飾された文字は相応しくありません。企業側の設定によっては正しく反映されず文字化けしてしまう可能性もあります。

太字や色文字、「…」や「！」も利用しないようにしましょう。

適度な改行・段落分けを行う

5つ目は、適度な改行や段落分けを行うことです。

改行や段落分けされていない文章は読みづらいものです。1文あたりは60文字程度、3行程度を目安に段落を分けて、本文を記載するよう心がけましょう。

採用担当者はパソコンでメールを閲覧することがほとんどのため、スマートフォンから返信する際は、パソコンでの見やすさを重視して作成してください。

正しい敬語を使う

6つ目は、正しい敬語を使うことです。当然ですが、ビジネス上のやり取りには正しい敬語を使う必要があります。

例

• ✕：了解です・わかりました→◯：かしこまりました・承知しました
• ✕：よろしかったでしょうか？→◯：よろしいでしょうか？
• ✕：御社（話すときに使う言葉のため）→◯：貴社
• ✕：見ました→◯：拝見しました
• ✕：とりあえず→◯：取り急ぎ
• ✕：拝見させていただきます→◯：拝見します
• ✕：ご覧になられる→◯：ご覧になる
• ✕：うかがわせていただきます→◯：うかがいます

正しい敬語や二重敬語に注意することはもちろん、「お手数をおかけしますが」や「差し支えなければ」などのクッション言葉もうまく取り入れ、気持ちの良いコミュニケーションを行いましょう。

【大丈夫です】を敬語で言い換えるとどうなる？ビジネスメールの例文も！

面接日程調整メールに関するQ&A

最後に、面接日程調整メールに関するQ&Aをご紹介します。

Q：面接日の確定後にお礼のメールは返信すべき？

A：面接日を確認する意味も含めて、返信することをおすすめします。

メールを返信しないからといって選考が不利になることは考えにくいですが、「その日程で問題ありません」という意思表示のためにも、返信した方がいいでしょう。

Q：企業から面接日程の返信がない場合はどうすればいい？

A：希望日程を提示するメールを送ってから1週間以上経過している場合や、企業からの返信期限を過ぎている場合は、状況確認のメールを送りましょう。

お世話になっております。
貴社の求人に応募いたしました、名字名前と申します。

◯月◯日に〇〇様から書類選考通過のご連絡をいただきまして、ありがとうございました。
面接の日程調整に関するメールを◯月◯日に、送信いたしましたが届いておりますでしょうか。

念のため、前回お送りした面接の希望日時を以下に記載いたします。

■第1希望：〇月〇日（月）　〇時～〇時
■第2希望：〇月〇日（火）　〇時～〇時
■第3希望：〇月〇日（水）　〇時～〇時

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。なお、本メールと行き違いにご連絡をいただいておりましたら、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

メールを送る際は、返信がないことを責めるような文章にならないよう心がけてください。

まとめ・面接日程調整メールの返信はできるだけ早く！

企業から面接日程調整のメールがきた場合は、できるだけ早く返信することが大切です。返信する際は件名を変更せず、複数の希望日時を提示するようにしましょう。

打ち合わせ日程の調整から日常の連絡まで、メールのやり取りはビジネス上のさまざまな場面において必要になります。

「たかが面接日程調整メール」と思わずに、この機会に正しいビジネスメールの書き方を把握しておきましょう。

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