採用面接後に企業へのお礼メールは必要？

まずは、多くの人が迷う「面接後のお礼メールは必要か否か」について確認しておきましょう。

必ず必要な訳ではないが迷う場合は送った方がいい

面接後のお礼メールは必ず必要な訳ではありません。実際にお礼メールを送らない人も多く、お礼メールの有無が選考に影響する可能性は少ないと考えていいでしょう。

ただし、お礼メールを送ることで、あなたに入社意欲があることやビジネスマナーが備わっていること、礼儀正しい人であることが伝わります。このような理由から、送るか送らないか迷う場合は送る方がいいでしょう。

メールを送るタイミングは当日が基本

面接のお礼メールは、面接日当日に送ることが基本です。自宅に戻ってすぐに送ることが望ましいですが、自宅に戻るのが企業の就業時間外になってしまう場合は翌日の朝に送りましょう。

面接日の翌日に送る場合は、以下のように前置きをしてから本文を記載すると悪い印象になりません。

昨日はご多忙の中、面接の機会を頂きまして誠にありがとうございました。
遅い時間になってしまったので本日ご連絡差し上げました。

お礼を伝える手段はメールが最適

企業に面接のお礼を伝える場合の手段はメールが最適です。なぜなら、面接のお礼はスピードが重要だからです。

一見、手紙の方が礼儀正しい印象がありますが、手紙は届くまでに時間がかかります。面接が終了した時間にもよりますが、企業に手紙が届くのは翌日〜数日後になってしまうでしょう。選考結果と行き違いで手紙が届いてしまうことも考えられます。

その点、メールなら面接日当日に送ることが可能です。

送る相手は採用担当者が一般的

メールを送る相手は、採用担当者が一般的です。

複数の面接官に担当していただいた場合は、メールに「〇〇様にもくれぐれもよろしくお伝えください」と付け加えるのもいいでしょう。もちろん、面接官全員にお礼メールを送っても問題ありません。

ただし、全員に同じ内容を送ると形式的だと思われてしまうため、文面に注意してください。

採用面接後の企業へのお礼メール｜基本構成

採用面接後の企業へのお礼メールの基本構成は以下の通りです。

メールの基本構成

1. 宛名
2. 挨拶
3. 本文
4. 締め
5. 署名

詳細を確認していきましょう。

件名は一目見て内容がわかるように

件名には、一目見て内容がわかるような件名にすることが大切です。

採用担当者へは応募者以外からのメールもたくさん届きます。たくさんのメールの中から採用担当者があなたのメールを見落とさないよう、内容がわかるようにしましょう。

〇月〇日採用面接のお礼【名字名前】

宛名は【会社名・部署名・採用担当者名】を正式名称で記載する

宛名は「会社名・部署名・採用担当者名」を記載します。名称は省略せずに正式名称を記載しましょう。部署名や担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」と記載します。

株式会社〇〇〇〇
人事部　△△様

挨拶には面接の日時を忘れずに記載する

本文の冒頭には「お世話になっております」と、挨拶の言葉をいれます。

挨拶の後には自分の名前を名乗ります。「本日〇時より面接をしていただきました、名字名前と申します」と、面接の日時を忘れずに記載しましょう。

お世話になっております。
本日〇時より面接をしていただきました、名字名前と申します。

本文には面接の感想や入社意欲を記載する

本文には、面接の機会を設けてくれたことへの感謝の気持ちと、面接の感想を簡潔に伝えます。入社意欲を伝えるのもいいでしょう。

感想部分は、あまり長くなり過ぎないよう2〜3行程度を目安にしてください。

例文は後ほどご紹介します。

締めの言葉は定型文を記載する

本文の最後には、以下のように締めの言葉を記載します。

メールの形となり恐れ入りますが、まずはお礼申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

署名も忘れずに記載する

メールの最後には署名をいれます。普段署名をいれない人でも、ビジネス上では署名をいれるのがマナーです。署名がないと採用担当者がどの応募者からのメールかわからなくなってしまう可能性もあるため、必ず記載しましょう。

署名には「名前・電話番号・メールアドレス・住所」を記載します。

--------------------------------------------
名字名前
携帯電話：090-1234-5678
メールアドレス：aiueo@ xxxxx.ne.jp
住所：〒123-4567
東京都〇〇区〇〇1-2-3
--------------------------------------------

署名の前後に使う罫線は「-」「＝」など、シンプルなものを使いましょう。

採用面接後の企業へのお礼メールの例文

イメージが湧くよう、実際に使える例文を見ていきましょう。

基本のテンプレート

面接後のお礼メール、基本のテンプレートは以下の通りです。

件名：〇月〇日採用面接のお礼【名字名前】

株式会社〇〇〇〇
人事部　△△様

お世話になっております。
本日〇時より面接をしていただきました、名字名前と申します。

本文

メールの形となり恐れ入りますが、まずはお礼申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

--------------------------------------------
名字名前
携帯電話：090-1234-5678
メールアドレス：aiueo@ xxxxx.ne.jp
住所：〒123-4567
東京都〇〇区〇〇1-2-3
--------------------------------------------

本文には、以下でご紹介するような内容を自分の言葉にアレンジして記載しましょう。

本文の例文

本文には、面接の機会を設けてくれたことへの感謝の気持ちと面接の感想を記載します。以下の例文を参考に、自分の言葉でアレンジしましょう。

例文①

• 本日はご多忙の中、面接の機会を頂きまして誠にありがとうございました。
• 〇〇様のお話をおうかがいし、貴社の方針や理念、教育制度についてより理解を深めることができました。特に、〇〇のお話が強く印象に残っています。
• 改めて貴社で仕事をしたいという思いが強くなった次第です。

例文②

• 本日はご多忙の中、面接の機会を頂きまして誠にありがとうございました。
• 面接で貴社の組織体制や業務内容への理解が深まったことで、自分がどう活躍できるのか具体的なイメージを持つことができました。
• 改めて貴社で仕事をしたいという思いが強くなった次第です。

例文③

• 本日はご多忙の中、面接の機会を頂きまして誠にありがとうございました。
• 〇〇様のお話をうかがう中で、貴社で活躍するための必要なスキルや企業理念について理解することができました。
• 改めて貴社で仕事をしたいという思いが強くなった次第です。

例文④

• 本日はご多忙の中、面接の機会を頂きまして誠にありがとうございました。
• 面接でお話しをさせていただいたことで、自分が貴社でやりたいことやどのように貢献できるかがより明確になりました。
• 改めて貴社で仕事をしたいという思いが強くなった次第です。

面接で話した内容や入社意欲が高まった理由を伝え、応募企業への興味が表面的でないことを伝えられるよう心がけましょう。

お礼メールが逆効果になるケースとは？

入社意欲やビジネスマナーが伝わる面接後のお礼メールですが、内容によってはマイナスのイメージにつながってしまう場合もあります。

ここでは、お礼メールが逆効果になってしまうケースをご紹介します。せっかくのお礼メールが逆効果にならないよう、ぜひ参考にしてください。

面接から数日経過した後にメールを送った場合

1つ目のケースは、面接から数日経過した後にメールを送った場合です。

面接後のお礼メールはスピードが重要。そのため、面接から数日経過した後にお礼メールを送ると「うちは第一希望ではないのでは？」と思われてしまったり、選考が終わった後のタイミングで届いたりする可能性があります。

さらに、「仕事を進めるスピードもマイペースなのでは？」と思われてしまう可能性もあるため、お礼メールを送る場合は遅くても翌日の午前中までに送るように心がけましょう。

定型文をそのまま利用している場合

2つ目のケースは、定型文をそのまま利用している場合です。

今や、就職や転職に関する情報はさまざまなところから入手可能です。調べれば、面接後のお礼メールの例文もたくさんでてくるでしょう。しかし、例文をそのまま利用することはおすすめしません。

採用担当者は採用のプロです。定型文をそのまま利用しているのか、自分の言葉で伝えているのか、採用担当者にはすぐにわかってしまいます。

定型文をそのまま利用していると「他の企業にも同じメールを送っているのだろう」と手抜きしているイメージを与えてしまう可能性があります。

といっても、すべてをオリジナルの文章にする必要はありません。面接後のお礼メールの場合は、面接の感想や入社意欲を伝える部分のみ、自分の言葉で伝えるよう心がけましょう。

誤字脱字が多い・正しい敬語が使われていない場合

3つ目のケースは、誤字脱字が多かったり、正しい敬語が使われていなかったりと、ビジネスメールの基本がなっていない場合です。

誤字脱字があると、「慎重さに欠ける」「入社後もミスが多いのでは？」と思われてしまう可能性があるでしょう。

正しい敬語が使われていないと、「社会人としてのマナーが身についていない」と判断されてしまう可能性があります。

正しい敬語を使った誤字脱字のないメールを送ることはビジネスの基本です。メールを作成した後にすぐ送信するのではなく、送る前にしっかり確認してから送るようにしましょう。

さらに、「お手数をおかけしますが」や「差し支えなければ」などのクッション言葉もうまく取り入れると、ビジネスコミュニケーションがとれる人であることを伝えられます。

【大丈夫です】を敬語で言い換えるとどうなる？ビジネスメールの例文も！

お礼メールを送る際の注意点

面接後にお礼メールを送る場合はどのようなことに気をつければいいのでしょうか？ここでは、お礼メールを送る際の注意点をご紹介します。

電話でのお礼は避ける

1つ目の注意点は、電話でのお礼は避けることです。

電話でお礼する方が丁寧なのでは？と思う人もいるかもしれませんが、電話をするということは忙しい採用担当者の時間を奪うことにつながります。

メールなら採用担当者のタイミングで確認できるため、仕事の邪魔をすることにはつながりません。緊急の要件でない場合はメールで伝えるようにしましょう。

会社のメールアドレスを使用しない

2つ目の注意点は、会社のメールアドレスを使用しないことです。

会社のメールアドレスは仕事で使用するためのもの。転職活動という個人的な場面で会社のメールアドレスを使用すると「入社してからも公私混同する人なのかも」と疑われてしまう可能性もあります。

会社に転職活動をしていることが判明してしまう可能性もあるため、会社のメールアドレスを使用するのは避けましょう。

返信不要であることを伝える

3つ目の注意点は、返信不要であることを伝えることです。

面接後のお礼メールが届くことで、「お礼メールに返信しなくては」と負担に感じてしまう採用担当者もいます。「お礼メールに返信→返信の返信…」と長々続いてしまうと、応募者自身も負担に感じてしまうでしょう。

その点、面接後のお礼メールに「返信不要」であることを伝えれば、その段階でやり取りが終了します。

文字は装飾しない

4つ目の注意点は、文字は装飾しないことです。

ビジネス上のメールでは、装飾された文字は相応しくありません。企業側の設定によっては正しく反映されず文字化けしてしまう可能性もあります。

太字や色文字、「…」や「！」も利用しないようにしましょう。

適度な改行・段落分けを行う

5つ目の注意点は、適度な改行や段落分けを行うことです。

改行や段落分けされていない文章は読みづらいもの。1文あたりは60文字程度、3行程度を目安に段落を分けて、本文を記載するよう心がけましょう。

採用担当者はパソコンでメールを閲覧することがほとんどのため、スマートフォンから返信する際は、パソコンでの見やすさを重視して作成してください。

採用面接後の企業へのお礼メールに関するQ&A

最後に、採用面接後の企業へのお礼メールに関するQ&Aをご紹介します。多くの人が疑問に思う点のためぜひ参考にしてください。

Q：お礼メールに返信がきた場合はどうすればいい？

A：お礼メールに企業から返信がきた場合は、当日中に以下のような返信をしましょう。

お忙しい中、ご丁寧にお返事をいただきありがとうございました。
それでは、選考の結果を心待ちにしております。
今後とも何卒よろしくお願い致します。

「返信の返信って本当に必要？」と思う人もいるかもしれませんが、メールのやり取りは自分のアクションで終わらせる方が丁寧な印象があります。

上記のような簡単な内容で問題ないので、できるだけ早く返信するよう心がけましょう。

Q：面接が複数回ある場合は毎回お礼メールを送った方がいい？

A：毎回お礼メールを送っても問題ありません。送る場合は同じ文面にならないよう注意してください。

一次、二次、三次と複数回面接があり、その都度お礼メールを送る場合は、面接で感じたことを記載し文面を変えるようにしましょう。くれぐれも同じ内容をコピペすることは避けてください。

なお、冒頭でお伝えした通り、面接後のお礼メールを送ることは必ず必要な訳ではありません。ただし、一次面接後に送った場合は、二次面接後も送った方がいいでしょう。逆に、最終面接のみお礼メールを送ることも問題ありません。

まとめ・面接後のお礼メールではビジネスマナーが備わっていることを伝えられる

面接後のお礼メールは必ず必要な訳ではありません。ただし、お礼メールを送ることで「礼儀正しい・入社意欲がある・ビジネスマナーがある」ことは伝わるため、送るか送らないか迷う場合は送る方がいいでしょう。

お礼メールを送る場合は、面接日当日に送ることが基本です。送る際には誤字脱字がないか、正しい敬語が使われているか確認し、ビジネスコミュニケーションが身についていることをアピールできるような文面を心がけましょう。

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