履歴書の送付状・添え状の正しい書き方と「書類選考通過率が上がるコツ」を伝授

片桐吉晶【キャリアアドバイザー】

履歴書を郵送する際の送付状や添え状の書き方を、画像を使ってわかりやすく解説。シニア専門人材コーディネーターが書類選考通過率の上がる送付状の書き方を伝授します。

目次

送付状（添え状）とは、書類の郵送やFAXを送付する際に必要な書類です。
ここでは履歴書や職務経歴書を郵送で提出する際に必要な、送付状について取り上げ、書き方と注意点をご紹介していきます。

書類選考を通過しやすい履歴書の書き方や面接時の注意点については、下記のリンク先をご参考にしてください。

送付状とは

送付状とは、履歴書や職務経歴書を郵送で提出する際に同封する書類のことを指します。

添え状との違い

送付状と添え状は呼び方の違いであって、同じものです。
外資系の企業や海外の企業に提出する送付状は「カバーレター」などと呼ばれることがありますが、日本で言う送付状とは内容は異なります。

送付状はどうしても必要？

履歴書や職務経歴書だけで提出することは、企業の担当者によってはマナー違反だと思われてしまうことがあります。
送付状があれば、何がどれぐらいの枚数で送れられてきたのか、中身を見る前にひと目で判断できますので、好印象につながります。
郵送する際には、必ず送付状を作成しましょう。
また、パートやアルバイトといった雇用形態の場合も、送付状はつけてください。

送付状の書き方

ここではどのように送付状を書けばいいのか、項目ごとに説明していきます。

送付年月日のルール

送付日付は履歴書をポストに投函する日です。
送付年は西暦・和暦のどちらでも構いませんが、履歴書や職務経歴書の書き方と統一させたほうが見やすいので、西暦をおすすめします。

宛先のルール

宛先は、下記のように記載します。

「○○株式会社
　人事部　採用担当　○○様」

会社名は（株）と略さず「株式会社○○」「○○株式会社」のように、正式名称を記載します。
人事採用担当の方の所属や、氏名も忘れずに記載してください。担当者の名前の後ろには必ず「様」をつけます。
担当者の氏名が分からない場合は、会社名、部署名の後に「御中」とつけましょう。

住所と氏名のルール

住所と氏名は下記のように記載します。

「〒○○○-○○○○
　東京都○○区○○0-00-00
　電話番号　090-××××-××××
　メールアドレス：○○○○@○○○.com
　シニア太郎」

郵便番号、住所、番地や建物名まで抜けなく記載してください。
電話番号は連絡がつきやすい携帯電話の番号を記載しましょう。
メールアドレスは履歴書に記載してあるものと同じものにします。長文や重いデータのメールを読むためにも、パソコンのアドレスにするのが無難です。
名前はフルネームで記載します。

タイトルのルール

送付状にはタイトルが必要です。

「応募書類の送付につきまして」

このように、タイトルで書類の用件がすぐにわかるようにしてください。

本文のルール

メインの部分は「頭語と挨拶文」「本題」「末文」で構成されます。下記の画像を参考に、細かく解説していきます。

頭語と挨拶文

前置きとして、「頭語」と「時候の挨拶」「挨拶文」を入れます。
文章を「拝啓」や「謹啓」といった「頭語」から始めたら、最後に「敬具」や「謹言」などの「結語」で本文を終わらせます。
頭語と結語の組み合わせの例は多くありますが、履歴書や職務経歴書の送付状では「拝啓」と「敬具」の組み合わせが一般的です。

時候の挨拶文では、季節を話題にした一言を入れます。時候の挨拶はなくても問題はありませんが、入れる場合は書類送付をする月によって変わりますので注意しましょう。
時候の挨拶文は下記を参考にしてください。

時候の挨拶の例

1月
　上旬：新春の候/初春の候　中旬：寒風の候/寒中の候　下旬：厳寒の候/大寒の候
2月
　上旬：晩冬の候/立春の候　中旬：余寒の候/梅花の候　下旬：春寒の候/向春の候
3月
　上旬：早春の候/浅春の候　中旬：仲春の候/春色の候　下旬：春分の候/春暖の候
4月
　上旬：陽春の候/桜花の候　中旬：陽春の候/春風の候　下旬：春陽の候/晩春の候
5月
　上旬：新緑の候/立夏の候　中旬：新緑の候/薫風の候　下旬：薫風の候/青葉の候
6月
　上旬：初夏の候/青葉の候　中旬：深緑の候/向暑の候　下旬：梅雨の候/向暑の候
7月
　上旬：盛夏の候/小暑の候　中旬：盛夏の候/暑中の候　下旬：盛夏の候/大暑の候
8月
　上旬：立秋の候/晩夏の候　中旬：残暑の候/晩夏の候　下旬：残暑の候/秋暑の候
9月
　上旬：初秋の候/新涼の候　中旬：爽秋の候/涼風の候　下旬：秋涼の候/秋色の候
10月
　上旬：秋色の候/秋晴の候　中旬：秋麗の候/紅葉の候　下旬：秋冷の候/紅葉の候
11月
　上旬：晩秋の候/紅葉の候　中旬：落葉の候/向寒の候　下旬：霜秋の候/向寒の候
12月
　上旬：初冬の候/師走の候　中旬：師走の候/寒冷の候　下旬：寒冷の候/歳末の候

時候の挨拶に続く挨拶文については、「貴社におかれましては、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」といった定型文を利用するのが無難です。

本題

挨拶文に続く本題では、「どのような求人を見て、履歴書、職務経歴書を送りました、宜しくお願いします」などと述べます。
ここで自己PR文を書く人もいますが、履歴書を見れば書いてあることですので、どうしても必要というわけではありません。
もし書くのであれば、長文にならないよう、簡潔に書いてください。

末文

本文の最後に、頭語に対応した「結語」と「送付した書類の内容」を記載します。
送付した書類の内容のタイトルには、「記」を使い、その下にどのような書類が、どれくらいの枚数あるのかを記載します。
履歴書と職務経歴書であれば「履歴書　1通」となります。書類の単位は1通でも1枚でもどちらでも構いません。
最後に、文章の終わりに「以上」と記載しましょう。

郵送・持参の際の注意点

履歴書を郵送する際は、書類を折って定形サイズの小さな封筒に入れるのではなく、A4サイズの「角2封筒」（横240mm×縦332mm）という定形外のサイズで郵送することをおすすめします。
定形外の郵便にすると、定形の郵便よりも若干料金は高くなりますが、採用担当者が履歴書などの書類に目を通す前に書類の折れ目を伸ばす手間が省けますし、折れた履歴書と折れていない履歴書を比べたときに、応募者の印象に多少の差がついてしまうからです。A3用紙の履歴書は、折って封入しても構いません。

封筒に封入する書類は、上から「送付状」「履歴書」（職務経歴書も必要な場合は）「職務経歴書」の順に重ね、クリアファイルにまとめます。職務経歴書が複数枚にわたる場合は、ページ番号をつけましょう。

なお、面接場所に履歴書を直接持参する場合は、送付状や添え状は不要です。送付状が必要とされるのは、対面で書類を渡すことができない場面だけです。

送付状の作成はパソコン？それとも手書き？

近年、送付状はパソコンで作成するのが主流になっています。パソコンで作成した送付状を提出すれば、採用担当者に「パソコン操作ができる」というアピールポイントにもなるでしょう。

手書きの送付状でも問題はありませんが、手書きにする場合は、消えないタイプの黒いボールペンを使用してください。公式文書や契約書などでは「消せるボールペン（フリクションボールペン）」の使用を禁止している企業がほとんどです。履歴書や送付状でも同様ですので注意してください。
手書きで書く場合は、丁寧で読みやすい文字を書きましょう。
パソコンや手書き、どちらの方法でも、最後に必ず誤字脱字がないかを確認しましょう。

送付状や履歴書の書き方がわからない場合は「シニアジョブエージェント」にご相談を！

履歴書の送付状はルールや書式が決まっているため、一度覚えてしまえば誰でも簡単に作ることができます。きちんとした送付状がついていれば、採用書類の選考通過率も上がるでしょう。

なお、シニアジョブエージェントでは、シニア専門人材コーディネーターが応募者の方に履歴書の書き方だけでなく、面接の対策方法もアドバイスしています。転職活動で悩みごとがあれば、シニアジョブエージェントのコーディネーターにぜひご相談ください。無料でご対応いたします！